Het contractbeheer standaardiseren en centraliseren

In 2012 is de FOD Financiën in samenwerking met de FOD Budget en Beheerscontrole begonnen met de ontwikkeling van een nieuwe tool om het beheer van de contracten die hij afsluit te optimaliseren. Met deze tool, CLM (Contract Lifecycle Management), wordt het beheer van de algemene, financiële en planninggegevens in verschillende databases (Excel en Access) vervangen door een gestandaardiseerd en geïntegreerd beheer.

Met CLM is er nog slechts één database met alle lopende contracten die de FOD Financiën heeft afgesloten. Het systeem vereenvoudigt ook het beheer van de contractcyclus, bijvoorbeeld als men wil weten op welk moment een contract opnieuw moet worden onderhandeld.

In de context van de standaardisering wordt het contractbeheer ook geïntegreerd met het aankoopproces in het boekhoudprogramma FedCom, dat door alle federale overheidsdiensten wordt gebruikt.
Een van de doelstellingen is minstens 1.000 meerjarencontracten van de FOD Financiën te inventariseren en te migreren om de kosten via een reëel aankoopbeleid te rationaliseren.

Een geïnformatiseerd beheer van contracten biedt ook een meerwaarde voor de Stafdienst Budget en Beheerscontrole. Dankzij dat systeem wordt het mogelijk om de uitgaven voor lopende contracten vooraf in te schatten, om de vereiste provisies te voorzien en om de opvolging van de facturen voor de contracten te beheren en te verbeteren.