De ontwikkelcirkels zetten hun eerste stapjes in de FOD Financiën

In 2012 startte de FOD Financiën met de ontwikkelcirkels, een ontwikkelings- en evaluatietool voor alle medewerkers. Na een voorzichtige en soms zelfs moeilijke start kwamen de ontwikkelcirkels eind 2012 echt op gang.

De ontwikkelcirkels zijn binnen de federale overheid het belangrijkste en meest formele middel om medewerkers te motiveren, te ontwikkelen en te evalueren. Ze bestaan uit vier gesprekken:

  • functiegesprek

De leidinggevende bespreekt de functiebeschrijving met zijn medewerker.

  • planningsgesprek

De leidinggevende bepaalt samen met zijn medewerker op basis van de functiebeschrijving doelstellingen.

  • functioneringsgesprek

Een stand van zaken wordt opgemaakt en de doelstellingen worden eventueel aangepast.

  • evaluatiegesprek

Na twaalf maanden zitten leidinggevende en medewerker opnieuw samen en bekijken ze of de beoogde doelstellingen zijn gehaald. Samen stellen ze nieuwe doelstellingen op voor het volgende jaar.

De FOD Financiën lanceerde de ontwikkelcirkels eerst binnen een pilootgroep van topmanagement en hun directe medewerkers.

Daardoor was de oorspronkelijke doelgroep in 2012 beperkt tot 2.790 medewerkers. Eind 2012 waren daarvan slechts 714 aan hun cyclus begonnen.

Vanaf eind 2012 werden de ontwikkelcirkels voor iedereen opengesteld. Ook organiseerde de FOD Financiën de wettelijk verplichte opleiding voor de leidinggevenden. De FOD Financiën ontwikkelde zelf een cursus e-learning en voorzag in een klassikale opleiding van een halve dag.

In 2013 moeten alle medewerkers van de FOD Financiën minstens hun eerste twee gesprekken achter de rug hebben.

Thibaut Wattiez

Projectleider ‘ontwikkelcirkels’

We willen de ontwikkelcirkels dicht bij de mensen brengen. Dat is immers hun plaats.

De ontwikkelcirkels kwamen moeizaam op gang. Hoe kwam dat?

T.W.: De oorspronkelijke bedoeling was om in enkele golven te starten en zo de praktijkervaring van boven naar beneden door te geven. Elke leidinggevende zou zo van zijn directe leidinggevende leren hoe je de gesprekken moet aanpakken. Maar dat volstond niet. Bij de leidinggevenden bleef toch weerstand bestaan. Er was vraag naar meer ondersteuning.

Hoe kwam u aan die vraag tegemoet?

T.W.: We zetten voluit in op ondersteuning en informatie. We zagen dat de klassikale opleiding van één dag onvoldoende resultaten opleverde. Daarom ontwikkelden we een alternatief. Die bestond allereerst uit een e-learningcursus. Op die manier konden de leidinggevenden zelf beslissen in welk tempo ze de materie onder de knie kregen. Daarna volgde nog een klassikale opleiding van een halve dag waarbij de verschillende vragen en bezorgdheden aan bod kwamen. Het voordeel van een e-learningcursus is dat deze op elk moment beschikbaar is, dit in tegenstelling tot een klassikale opleiding.

Ziet u daar al resultaten van?

T.W.: Zodra de leidinggevenden de opleiding hadden gevolgd, konden ze aan de ontwikkelcirkels van hun medewerkers beginnen. Vooral in het eerste kwartaal van 2013 zagen we de cijfers fors vooruitgaan.

Wordt er nog meer gedaan?

T.W.: Absoluut. In 2013 organiseren we een roadshow langs de grote steden. Meer dan 9.000 medewerkers krijgen de kans om een infosessie van anderhalf uur over de ontwikkelcirkels bij te wonen. Daarin zullen ook hun vragen aan bod komen. Daarnaast willen we de e-learningcursus herwerken zodat ook medewerkers hem kunnen volgen. Op die manier willen we de ontwikkelcirkels dicht bij de mensen brengen. Dat is immers hun plaats.